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사회단체 등록 보관서류 관리방법 2010-08-17 | 중재.소송 > 중재
사회단체 등록 보관서류 관리방법.docx
사회단체 등록 보관서류 관리방법
보관서류자료관, 2010년 7월 28일

제1조 사회단체 등록 보관서류의 규범화 관리를 강화하고 사회단체 등록보관서류의 작용을 충분히 발휘시키기 위하여, <중화인민공화국 보관서류법>, <사회단체 등록관리조례>, <민영 비기업단위 등록관리 임시조례>와 <기금회 관리조례> 등 관련 규정에 근거하여 본 방법을 제정한다.
제2조 본 방법에서 사회단체 등록 보관서류란 현급 이상 인민정부 민정부문에서 법에 따라 사회단체 및 분지(대표)기구, 기금회 및 분지(대표)기구, 외국기금회 대표기구 및 민영 비기업단위의 설립준비 신청, 설립등기, 변경등기, 말소등기, 등록비치, 정관의 심사인가, 연도검사 및 행정처벌 등 업무를 수행하는 과정에서 형성된 참고와 이용가치가 있는 각종 문서서류를 말한다.
제3조 사회단체 등록 보관서류 관리업무는 현급 이상 인민정부 민정부서에서 급별로 책임지며, 그 업무는 동급 보관서류 행정관리부서와 상급 민정부서의 감독과 지도를 받는다.
제4조 현급 이상 인민정부 민정부서의 보관서류 관리기구는 사회단체 등록 보관서류를 집중적이고 통일적으로 관리하며 전담인원(혹은 겸직인원)을 지정하여 사회단체 등록 보관서류 관리업무를 책임지도록 한다. 또한 사회단체 등록 보관서류의 관리제도를 수립하고 완벽히 하여 사회단체 등록 보관서류의 완비하고 정확하고 시스템화하고 안전하고 효율적인 이용을 보장하며 아울러 사회단체 등록 보관서류의 정보화 관리와 서비스를 점차적으로 실현한다.
제5조 사회단체 등록관리 업무기관은 행정허가, 행정심사비준, 행정처벌, 감독관리 등 관련 사항을 처리한 후 30일 근무일 내에 서류를 정리하여 보관해야 한다. 보관서류관리기구(인원)는 보관서류를 접수할 때 반드시 열심히 점검하여 문서자료가 완비, 완벽한지를 검사하고 규정한 요구에 부합되는 경우 접수하며 인수인계 수속을 밟는다. (문서자료 보관범위는 본 방법의 첨부파일을 참조.)
제6조 사회단체 등록 보관서류는 사회단체별로 보관서류를 작성하는 원칙을 준수하며 보관서류 문서는 “건”을 단위로 정리한다. 일반적으로 한개 파일을 한 건으로 간주하며, 원본과 부본은 한 건으로, 팩스서류는 복사하여 원본과 함께 한 건으로, 신청과 심사허가는 각각 한 건으로, 한번에 여러 개의 표를 제출하였을 경우 각 표를 한 건으로 간주한다.
사회단체의 모든 문서서류는 형성된 시간순서에 따라 배열하며, 매개 문서는 무산종이커버 혹은 등록 보관서류 봉투를 사용하여 보관과 이용에 유리한 방법으로 고정시키는 동시에 배열순서에 따라 등록보관서류함에 넣어 보관한다.
제7조 사회단체 등록 보관서류는 사회단체, 민간비기업단위, 기금회 등 3가지 부류로 나눈다.
제8조 각 사회단체 등록 보관서류는 사회단체 등기증번호 순서에 따라 배열한다.
제9조 등록서류 보관기관은 사회단체명부 등 검색엔진을 제공해야 한다.
제10조 사회단체 등록 보관서류는 전문장소를 선정하여 보관해야 하며 필요한 보관시설을 배치해야 하며 화재방지, 도난방지, 오염방지, 유해생물방지 등 안전시설을 설치하여 등록 보관서류의 안전을 보장해야 한다. 등록 보관서류 관리기구는 등록서류의 보관상태를 정기적으로 검사하고 문제를 발견한 경우 지체없이 해결해야 한다.
제11조 사회단체 동륵 보관서류는 영구 보관한다.
제12조 사회단체 등록 보관서류는 그 사회단체가 말소된 날로부터 10년 후 동급 국가 종합등록서류보관기관에 이전하여 보관한다
제13조 사회단체 등록 보관서류는 아래와 같은 규정에 따라 이용해야 한다.
(1) 사회단체 등록 보관서류를 작성한 기
업이 업무상의 필요로 인해 사회단체 등록 보관서류를 이용해야 할 경우 관련 수속을 밟고 이용할 수 있다.
(2) 인민법원, 인민검찰원, 공안기관, 국가
안전기관 등 부문은 업무상 필요 시 단위 위임장을 제시하고 유관 사회단체 등록 보관서류를 이용할 수 있다.
(3) 사회단체 업무주관단위는 업무상 필요
시 단위 위임장을 제시하고 그가 주관하는 사회단체 등록 보관서류를 이용할 수 있다.
(4) 사회단체는 업무상 필요 시 단위 위임
장을 제시하고 본 단체의 등록 보관서류를 이용할 수 있다.
(5) 변호사는 사건처리의 필요에 근거하여
스스로 조사와 증거수집을 함에 있어서 변호사 자격증과 변호사사무소의 증명을 제시하고 그가 맡은 법률업무와 관련되는 사회단체 등록 보관서류를 이용할 수 있다. 당사자와 변호사 외의 기타 소송대리인은 사건의 필요에 근거하여 사건을 수리한 법원의 증명자료 혹은 개인의 유효증명자료를 제시하고 소송업무와 관련되는 사회단체 등록보관서류를 이용할 수 있다.
(6) 기타 단위, 단체는 기업의 위임장, 공
민은 개인의 유효증명자료를 제시하고 공개된 사회단체 등록사항을 조회할 수 있다.
(7) 비밀보관서류의 이용은 국가의 관련
규정을 준수해야 하며 비밀유지절차에 따라 심사, 비준한다.
(8) 보관서류 관리기구는 보관서류에 기
재된 내용에 근거하여 사용자에게 사회단체등록증명을 제공한다.
제14조 보관서류 관리기구는 컴퓨터를 배치하여 사회단체 등록 보관서류를 관리해야 하며, 사회단체 등록 페이퍼보관서류와 전자파일보관서류로 구분하여 보관하여 보관서류의 이용률을 높이고 보관서류의 완벽하고 안전함을 보장해야 한다.
제15조 컴퓨터를 이용하여 사회단체의 등록, 등록비치, 연도검사 등 업무를 처리함에 있어서 형성된 전자문서의 보관은 <전자문서보관 및 관리규범>(GB/T18894-2002)의 요구에 따라 정리하고 보관해야 한다.
제16조 성급 인민정부 민정부문은는 실제상황에 근거하여 동급 인민정부의 보관서류 행정관리부문과 함께 본 방법의 실시세칙을 제정한다.
제17조 본 방법은 반포한 일자로부터 시행한다.

첨부: 사회단체 등록문서자료 보관범위

1. 사회단체 등록문서자료 보관범위
(1) 사회단체 설립준비 문서자료: 등
록관리기관이 비준한 사회단체 설립준비문서,설립준비신청서, 업무주관단위에서 비준한 설립준비문서, 정관초안, 기부문서, 자본금사정증명, 장소사용권증명, 발기인과 임직예정 책임자의 기본상황자료, 신분증명자료, 기타 자료.
(2) 사회단체 설립 등록문서자
료: 등록관리기관이 비준한 사회단체 설립문서, 사회단체 설립등록신청서, 업무주관부서의 심사허가 문서, 사회단체 법인등록신청표, 사회단체 법인대표등록표, 회원대회 혹은 회원대표대회에서 통과하고 업무주관단위가 심사비준한 정관, 사회단체 정관비준표, 장소사용권증명, 회장(이사장), 부회상(부이사장), 비서장 등록표 및 신분증명, 이사회(상무이사회)명단, 회원명단, 기타자료.
(3) 사회단체 분지(대표)기구 설립 등록
문서자료: 등록관리기관이 비준한 사회단체 분지(대표)기구 등록문서, 사회단체분지(대표)기구 등록신청서, 설립한 사회단체 분지(대표)기구와 사회단체 주소가 다른 경우에는 분지기구 설립지 민정부문의 설립허가 의견, 전문 기금관리기구 등록을 신청할 때 제출한 기부협의서, 이사회 회의기록 및 전문기금관리방법, 기타자료.
(4) 사회단체 명칭변경 등록문서자료:
등록관리기관이 비준한 사회단체 명칭변경문서, 사회단체 명칭변경 등록신청표, 업무주관단위의 명칭변경 비준문서, 사회단체 정관 심사비준표, 개정후의 정관 및 정관 개정설명, 기타 자료.
(5) 사회단체 법인대표 변경 등록문서자
료: 등록관리기관이 비준한 사회단체법인대표 변경문서, 사회단체 법인대표 변경등록신청표, 사회단체 법인대표 등록표, 전임 법인대표 임직기간 재무회계감사보고서, 임직예정 법인대표의 신분증명, 기타자료.
(6) 사회단체 업무주관 단위변경
등록문서자료: 등록관리기관이 비준한 사회단체 업무주관단위 변경문서, 사회단체 업무주관단위 변경등록신청표, 원 업무주관단위의 변경 비준문서, 신 업무주관단위가 당 사회단체 업무주관 단위로 됨을 동의하는 문서, 기타자료.
(7) 사회단체 주소변경 등록문서자료:
등록관리기관이 비준한 사회단체 주소 변경문서, 사회단체 주소변경 등록신청표, 신 주소증명(부동산단위의 증명 혹은 매매계약서 사본 혹은 임대계약서 사본), 기타자료.
(8) 사회단체 활동자금 변경 문서자료:
등록관리기관이 비준한 활동자금 변경문서, 사회단체 활동자금 변경등록신청표, 자본금사정증명, 기타자료.
(9) 사회단체 업무범위 변경 문서자료:
등록관리기관이 비준한 사회단체 업무범위 변경문서, 사회단체 업무범위 변경신청표, 기타자료.
(10) 사회단체 분지(대표)기구 변경
문서자료: 등록관리기관이 비준한 사회단체 분지(대표)기구 변경문서, 사회단체 분지(대표)기구 변경신청표, 주소를 타지역으로 변경하는 경우 그 소재지 민정부문이 제시한 설립 비준의견, 기타자료.
(11) 사회단체 및 분지(대표)
기구 등록비치 문서자료: 사회단체 조직기구대마증서(사본), 세무등기증서(사본), 사회단체 인감양식, 은행 계좌개설증명(사본), 사회단체사무국 등록비치표, 사회단체사무국 말소등록비치표, 사회단체 책임자 변경신청표, 사회단체 책임자 등록비치 및 신분증명, 사회단체 분지(대표)기구 책임자 등록비치표, 사회단체 회비기준 등록비치자료, 기타자료.
(12) 사회단체 정관수정 및 비준허
가 문서자료: 사회단체 정관 비준허가표, 비준한 사회단체정관, 정관개정설명, 기타자료.
(13) 사회단체 연차검사 문서자료:
사회단체 연차업무보고서, 기타자료.
(14) 사회단체 등록말소 문서자료:
등록관리기관이 비준한 사회단체 등록말소문서, 사회단체 등록말소신청서, 업무주관단위가 비준한 등록말소문서, 사회단체법인 말소신청표, 사회단체 청산 회계감사보고서, 사회단체 청산보고서, 기타자료.
(15) 사회단체 분지(대표)기구 등
록말소 문서자료: 등기관리기관이 비준한 사회단체 분지(대표)기구 등록말소문서, 사회단체 분지(대표)기구 말소신청표, 기타자료.
(16) 행정처벌 문서자료: 행정처벌
결정서, 행정재의결정서, 행정소송판결(재결)서, 기타자료.

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